CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO
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La correspondencia que producen las instituciones como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en general original y la copia.
Los documentos normativos (acuerdos resoluciones instituciones) se elaboran en original y una copia en papel bond color blanco tamaño oficio con recuadro y logotipo, (el formato se puede diseñar en el computador).
Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond tamaño carta.
PRESENTACIÓN
- Los documentos, no deben presentar errores, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
- La presentación debe ser impecable.
- El tipo y el tamaño de la letra deben ser de fácil lectura casi siempre se recomienda ARIAL 12.
- La tinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
- El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo, con la tecnología de impresión que se utilice. Para impresora lacer se recomienda que el gramaje de las copias sea igual al de las originales 75 gramos.
- La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
- Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños.
- La transmisión vía fax o escaneado es un adelanto de información y exige el envió inmediato del original, único respaldo de un valor probatorio.
- Para garantizar la permanencia de la información contenida en papel térmico se debe fotocopiar.
- El uso del resaltador, notas al margen, rayas y subrayadas afectan la preservación y conservación del documento. Por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Un formato de trámite de documentos.
- El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.
- Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la entidad en tamaño oficio.
EL MANEJO DE MAYUSCULAS Y MINUSCULAS
- Las palabras escritas en mayúsculas sostenidas no se dividen.
- Es conveniente TILDAR las vocales escritas en mayúsculas sostenidas cuando si lo requiera.
- Se utiliza mayúsculas sostenidas para resaltar algún dato. NO se debe exagerar en su uso.
- En español, se escribe en minúscula los días, puntos cardinales las estaciones del año excepto después de un punto y al comienzo de un párrafo.
- Se escriben con mayúscula las nombres propios, lugares empresa, cargos, del área y dependencias.
- Se debe distinguir en nombre propio del genérico. Ejemplo: Banco de la Republica y genérico Gracias al banco generamos.
NÚMEROS
- Los números de 4 cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto. Cuando en un texto se Scribe la fecha completa, se representa en orden de día, mes, año. Ejemplo: 14 de febrero de 2014.
- Cuando se escribe en forma de número abreviada se representa en forma año mes y día. Ejemplo: 2014/02/14, 2014-02-14.
- Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apostrofe para las unidades de millón. El signo pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $3´800.000.00 tres millones ochocientos mil pesos no es necesario expresar moneda corriente la m/cte. ni moneda legal, m/m.
- Cuando se escriben en columna cifras con decimales enteras los decimales de estas ultimas se representan con ceros y con la letra “o” minúscula ni con el signo (=).
- La escritura eventual dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: del 1 al 9 en letra y del 10 en adelante en número. Ejemplo: hemos enviado dos plegables con un total de 15 hojas cada una.
- Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie se Scribe en cifras. Ejemplo: la población que se va a evaluar comprende niños entre los 8 y los 9 años.
- Para grados porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean menores de diez. Ejemplo: 8g, 5g y 1:1000 proporciones.
- Cuando sea necesario expresar cantidades en letras se tiene en el 16 y 29 se escriben las palabras unidas del 31 en adelante en tres palabras o más. Ejemplo: cuarenta y cinco.
- Para documentos legales, los números se escriben en cifras y en letras. La cifra se puede expresar en primer término en letra o en números pero conservado la opción elegida atreves de todo el documento. Ejemplo: $1500(mil quinientos pesos).
- Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios y si hay un didáctico los entre paréntesis () ejemplo: (57)843 55 44.
- Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la población no es una capital se añade el nombre del departamento (ej. C .C 19.566.340 Medellín).
- Para la denominación de la hora local se utiliza el modelo internacional 24 horas (ej. Reunión de las 18:00 a las 20:00 horas).
TRANSCRIPCIÓN TEXTUAL DE DOCUMENTOS
Para destacar la transcripción de un texto de deja una sangría de cuatro espacios y cuatro a la derecha. Las comillas indican y finalización así como continuidad en los párrafos de una transcripción completa. Los puntos suspensivos indican existencia de texto que no es necesario incluir.
DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES
Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia De la Lengua. (ej.: Alcalde, Alcaldesa, Asistente, Asistenta, Decano, Decana, Gerente, Gerenta, Ministro, Ministra, Contador, Contadora, Revisor Fiscal, Revisora Fiscal, Psicólogo, Psicóloga, Diseñador Textil, Diseñadora Textil, Secretario General, Secretaria General, Presidente, Presidenta, Gobernador, Gobernadora.
NOTA: Los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial según se trate su nombre propio o término genérico. EJ: Alicia Vargas, Ingeniera. Vendrá la ingeniera, Alicia Vargas.
USO DE ABREVIATURAS
- En el texto de las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas (Doctor, cuenta, factura, memorado, señor, señora y otros.
- Se exceptúan de los que forman parte del nombre o razón social de una empresa si así las tienen registradas.
- En los tratamientos en las líneas de encabezado y de copias. EJ: Cía. colombiana de modas S.A. Rojas y Hermanos Ltda. Dr. Humberto Rodríguez Mesa.
ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES
CARTA
Concepto: Es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus empleados.
Estilo bloque extremo: Todas las líneas parten de la margen izquierda. Modelo uno para el diseño de la papelería se distribuye entre zonas
- (zona 1n y 2 para los datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro o fecha de recibido).
- Modelo 2 se distribuye en 2 zonas (primera para los datos del remitente y la segunda que se deja).
Requisitos
Márgenes
- Superior entre tres y cuatro centímetros
- Inferior entre dos y tres centímetros
- Izquierdo entre tres y cuatro centímetros
- Derecho entre dos y tres centímetros
- Encabezados de las paginas entre dos y tres centímetros de las paginas subsiguientes.
Zonas De La Carta
- ZONA 1. Razón social, Sigla o acrónimo, logotipo y nit.
- ZONA 2.Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad.
- ZONA 3.Se deja en blanco para que el destinatario imprima la información correspondiente con su sello.
CARTA COMERCIAL
- · Asunto: Constituye la síntesis de la carta en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial.
- Numero: Consecutivo lo debe anteceder el código del departamento o de la dependencia se escribe de dos a tres interlineaciones del margen superior.
- Fecha: Ciudad de origen y fecha de envió, de dos a tres interlineaciones el orden del día, mes, año sin separarlo con punto.
- Datos Del Destinatario: Se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario en específico, de cuatro a seis interlineaciones, según la extensión de la carta, puede ocupar hasta ocho líneas sin sobrepasar la mitad del escritorio.
- Tratamiento o título académico: Señor, Señora, Doctor, Doctora.
- Nombre Del Destinatario: Mayúscula sostenida o mayúscula inicial, con los dos apellidos. No se utiliza negrilla. (Pedro Luis Jaimes Suarez).
- Cargo: Se escribe con mayúscula inicial (Gerente general). En cargos extensos pueden repetirse en dos renglones sin efectuar división silábica.
- Empresa: Con la denominación mas ampliamente conocida es decir razón social sigla o acrónimo. (BCN, Sena, o SENA, Icontec, I.C.B.F.).
- Dirección O Apartado: Se utiliza uno o una de las dos. Se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el numero de la calle y el de la puerta. Opcional la abreviatura del numero (No.) no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida etc.
las cartas Formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos:
- Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.
- Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
- Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
- ·Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
- Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
- Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
- Antefirma: razón social o denominación de la causa.
- Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
- Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
- Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro Horizontal del papel.
- Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
- Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Especificaciones de la Carta- estilo Bloque Extremo
Especificaciones carta estilo Bloque Extremo:
·
Despedida: queda a dos interlineaciones del
texto. Ejemplo: cordialmente, quedamos atentos a su respuesta.
· Remitente: de 4 a 6 – debe ir en mayúscula sostenida o inicial. en concordancia con la estructura
del destinatario
·
Líneas especiales:
Anexo
(s) detalles adicionales del texto. De 2 a 3 después de la línea del remitente,
seguido por dos puntos (:), a dos espacios de anuncia la cantidad de hojas o
documentos.
· Identificación del transcriptor: 2
interlineaciones después del firmante o último renglón del anexo, se anota el
nombre con mayúscula inicial y el apellido del trascriptor (Rosa R.)
·
Para cartas de un párrafo es conveniente
modificar los límites de medidas convencionales: 3 interlineas entre la margen
superior y el número, 3 interlineas entre el número y la fecha, 6 interlineas
para iniciar destinatario.
·
El párrafo de interlineación de ½ o 2 y el
doble para la despedida
·
Las líneas especiales se pueden superar por 3
interlineaciones,
Plegable:
Borde
inferior de la hoja hasta 3 cm o 4 cm de la mitad , se efectúa el primer
dobles; luego borde superior hacia abajo dejando una pestaña de 1 cm se efectúa
el segundo dobles, (sobre con ventanilla se hace de acuerdo a la posición de la
ventanilla).
Memorando
El memorándum es el documento mediante
el cual es posible emitir un comunicado, de tal forma que se pone en
advertencia alguna decisión, se da a conocer alguna orden, o quizás para
recordar acciones que se deben de tener en cuenta. Este documento es
bastante usado en los organismos dependientes debido a que tienen la capacidad
de ser documentos flexibles, prácticos, breves y directos.
Se
considera que estos documentos son los más usados en área de la
administración pública, ya que poseen las características de un oficio y la
capacidad de que la comunicación externa e interna pueda ser notificada
mediante este escrito. El área de difusión de este documento solamente puede
ser de carácter interno, ya que como se sabe el único ambiente donde se difunde
y circula es dentro de la institución o de la empresa.
La
persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que
son parte de una institución o de una empresa, sin hacer ninguna clase de
distinción jerárquica. Las partes para poder redactar un correcto
memorando son:
·
Lugar y fecha.
·
Código.
·
Destinatario.
·
Asunto.
·
Cuerpo.
·
Despedida o antefirma
·
Firma y posfirma.
·
Suscribir Con Copia o "C.C".
·
Pie de página.
´
Características de redacción
y presentación
Se recomienda tener en
cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los
manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del
plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y tratar
preferiblemente un solo tema por memorando.
Partes del Memorando:
·
Encabezado: MEMORANDO centrado y en mayúscula sostenida
·
Denominación del documento: De
cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se
escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
ZONAS
·
zona 1: Logotipo, ni o razón social
·
zona 3: teléfono, direccion, email.
Denominación del documento
·
A partir del margen superior de 2 a 3 interlíneas
se ubica la palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.
·
Número: Numeración
consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, de 2 a 3 interlíneas de la
palabra MEMORANDO.
·
Fecha: Los datos
del nombre de la ciudad y fecha se escriben de 2 a 3 interlíneas del número.
·
Encabezamiento: A tres
interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la preposición PARA
seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con
mayúscula inicial. A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición
DE en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del
remitente con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la
preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, seguida de dos puntos. Al frente se
escribe la síntesis del documento con mayúscula inicial.
Alternativas para diligenciamiento datos
destinatario y remitente:
1. Alternativa
1:
·
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo, éste
último separado por coma.
·
Remitente: Nombre y cargo separados por coma.
En este caso se omite el nombre al final el nombre
mecanografiado del remitente y sólo aparece su firma.
2. Alternativa
2:
·
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo
·
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
En este caso, la firma del remitente aparece sobre
el nombre mecanografiado al final del texto, con mayúscula inicial y
conservando el estilo elegido.
3. Alternativa 3:
·
Destinatario: Cargo y dependencia
·
Remitente: Cargo y dependencia
La firma del remitente se coloca sobre el nombre
mecanografiado al final del texto.
Ejemplo Memorando llamado de Atención
MEMORANDO
RCA: 001 254/14
Facatativá, 20 de Mayo de 2014
DE : Sr. Daniel Pulido Triana
GERENTE GENERAL
PARA :
Sr. Jairo Oliveros
JEFE DE PERSONAL
ASUNTO : llamado de Atención
FECHA : Facatativá,
10 de Mayo de 2014
Me dirijo a usted, en
la oportunidad de recordarle la obligación de cumplir con el horario de trabajo
establecido por la empresa comprendido entre las 8:00 am a 12:00 am. Y de 1:00
pm a 4:30 pm, todo ello por cuanto he venido observando su incumplimiento al
mismo, sin justificación alguna.
De igual forma hago de
su conocimiento que su reincidencia en situaciones como la presente señalada,
determinaran la aplicación de las sanciones legales correspondientes.
Sin más a que hacer
referencia.
Atentamente,
Daniel Pulido Triana
Supervisor Inmediato
Circulares
La
circular es una comunicación interna o externa de carácter general o normativo
con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.
Se
llama Circular a
una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el
mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las
autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y
decisiones. Las circulares tienen el carácter de abstractas, obligatorias para
los subordinados, sin tener las características del reglamento. Para los
particulares tienen valor, si ellas se ajustan a la ley o a su correcta
interpretación y siempre que de alguna manera no les afecte, ocasionándoles un
perjuicio. En este caso la circular puede ser impugnada ante el superior
jerárquico o recurriendo a las autoridades judiciales federales, cuando
impliquen un principio de aplicación.
Las
circulares son avisos iguales, dirigidos a personas o instituciones, para
darles conocimiento de alguna determinación relacionada con la acción
gubernamental.
Las circulares se expiden con propósitos internos meramente administrativos, para uniformar, regular o establecer modalidades en la marcha de la Administración pública o aspectos generales externos, no comprendidos en los reglamentos interiores del trabajo y se limitan al mero ámbito doméstico de sus titulares.
Las circulares se expiden con propósitos internos meramente administrativos, para uniformar, regular o establecer modalidades en la marcha de la Administración pública o aspectos generales externos, no comprendidos en los reglamentos interiores del trabajo y se limitan al mero ámbito doméstico de sus titulares.
Clasificación:
·
De acuerdo con el destinatario: externa o
carta circular, interna o general.
La
circular externa o carta circular se siguen las indicaciones dadas para la
carta.
Para
la circular interna o general se utiliza el estilo bloque en donde las líneas
de número, ciudad y fecha, asunto y remitente se ubican dentro del centro de
escrito hacia la derecha.
Requisitos:
·
Márgenes:
Superior de 3ª4 cm, inferior de 2ª3 cm, izquierda de 3ª4 cm, derecha de
2ª3 cm,
Carta
circular o circular externa
Se
dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para diferentes
destinatarios. Se tiene en cuenta la norma sobre la elaboración de cartas.
Circular
interna o general
·
Denominación: del margen superior de 2ª3
interlineaciones se ubica la palabra
(CIRCULAR) en mayúscula sostenida, centrado y destapado
·
Número: consecutivo de la correspondencia o
independiente le puede anteceder el código de dependencia, de 2ª3 interlineas
de la palabra circular.
·
Fecha: ciudad y fecha de 2ª3 interlineas de
número.
·
Destinatario: a 3 interlineas y contra la
margen izquierda o centrado en mayúscula sostenida (PARA TODOS LOS
FUNCIONARIOS).
·
Asunto: opcional, es la síntesis en máximo de
4 palabras, a 3 interlineas con mayúscula inicial seguida de dos puntos.
·
Texto: de 3ª4 interlineas de asunto a
interlineación sencilla (1 cm) y doble entre párrafo y párrafo. Se redacta en
3ª persona del singular o primera del plural. (Con agrado informamos al
personal…) (la gerencia se complace en…).
·
Paginas subsiguientes:
1. utilizar
hojas en blanco o con logo
2. igual
calidad, color y tamaño
3. encabezado
de 2ª3 cm del borde superior o a 2 del logotipo
4. la
línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la fecha o
número el número a la derecha.
5. El
primer párrafo se inicia de 2ª4 interlineas del encabezado.
6. Demás
recomendaciones de la carta comercial.
·
Despedida: expresión de cortesía a 2
interlineas del texto contra la margen izquierda breve frase terminada en
punto. (Quedo atento)
·
Remitente: nombre de 4ª5 interlineas de la
despedida en mayúscula sostenida. El cargo a 1ª interlinea del nombre con
mayúscula inicial sin centrar se escribe del centro hacia la derecha. Preferiblemente
en firma manuscrita.
·
Los anexos e identificación del trascriptor
se establecen igual que en la carta.
(Las
circulares internas no llevan saludo).
SOBRES
Elaboración de sobre comerciales
Cubierta
que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
Partes
·
tercio izquierdo (ZONA 1) anotaciones tales
como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISKETE O MEDIO MAGNETICO etc. y otros
los cuales se ubican centradas en la
parte inferior.
·
Tercio central: para ubicar datos del
destinatario.
·
Tercio derecho: uso exclusivo de las oficinas
de correo.
Aspectos
generales
·
El sobre debe coincidir en color, calidad y
diseño de la papelería.
·
Se recomienda que los sobres de manila lleven
impreso el membrete.
·
Los sobres grandes se deben respetar las
zonas guardando armonía con el diseño y el tamaño.
·
El tamaño debe ser el adecuado según los
anexos.
·
Para sobres de manila a partir del tamaño
carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida
a una interlineación de 1.5
·
La impresión de los datos del destinatario y
del remitente en los sobre de manila puede hacerse en sentido vertical u
horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho.
·
Cuando se utilicen servicios especiales de
correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad.
·
Al utilizar etiqueta, se debe adherir
centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño adecuado.
·
Cerrar adecuadamente el sobre, cuando se
utilice pegante tener precaución de NO aplicarlo a los documentos.
Los sobres pueden ser
categorizados, teniendo en cuenta distintos aspectos:
De acuerdo al sistema
empleado para el cierre de los sobres, estos pueden ser clasificados en:
·
SOBRES ENGOMADOS: este tipo de sobres son
aquellos cuya solapa debe ser humedecida para que se adhiera al mismo. La
solapa presenta una apariencia triangular.
·
SOBRES AUTOADHESIVOS: los sobres
autoadhesivos cuentan con un precinto plástico adherido a la solapa. La misma
se pega al sobre al desprenderlo.
Según el diseño del sobre:
·
SOBRES SIN VENTANA: en éste se debe escribir
la dirección de la persona a la que va dirigida.
·
SOBRES CON VENTANA: los sobres con ventana
cuentan con un orificio plástico y transparente en ángulo inferior izquierdo
que permite visualizar la dirección escrita en la carta.
Otros son:
·
SOBRES PREPAGADOS: estos sobres no precisan
ser sellados debido a que el sello se encuentra impreso, por lo que el valor
del mismo se incluye en el valor del sobre.
·
SOBRE CON ACUSE DE RECIBO: presenta
adherido el impreso que corresponde.
·
SOBRE DE ENVÍO POR AVIÓN: como su
nombre lo indica, esta clase de sobre era empleado para la correspondencia
aérea. Se caracterizaba por presentar ribetes azules y rojos en su alrededor.
·
SOBRE URGENTE: se denominan de esta
manera por el hecho de que la palabra urgente está impresa en ellos.
·
SOBRE PARA CORREO INTERNO: los sobres de
correo interno cuentan con una serie de casillas empleadas para escribir el
remitente y destinatario.
·
SOBRES DE ARTE POSTAL: es una clase
especial de sobres, los cuales reciben un tratamiento artístico por parte de
aquellos individuos que crean el arte postal. Contienen las obras de dichos
artistas, aunque muchas veces el sobre es justamente el objeto de arte.
ACTAS
Las actas
expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren
valor administrativo, legal,
jurídico e histórico
desde el momento de su creación. De acuerdo con
la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir
con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar
o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar
en papel con membrete.
Características de redacción y presentación
Toda acta debe
llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Cada acta que se
elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir
detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto
las de descargo que deben redactarse entiempo presente.
Ningún párrafo debe iniciarse con
gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben
presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Los
párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones
tomadas.
Sin embargo, por solicitud expresa de
algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. La
presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni
repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica
el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso
de nombramientos, se registran los resultados y los nombres
completos. Se indica el nombre de la
persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes
se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de
los asistentes, se hace con su nombre completo.
CLASES DE ACTAS
Existen varias clases de actas entre
las cuales se destacan:
·
actas de comités
·
actas del concejo municipal
·
actas de consejos
·
actas de junta directiva
·
actas de asambleas
Estructura del Acta
EJEMPLO DE UN ACTA
Departamento de Capacitación Herbatical Colombia DC- 0045
Capacitación de Manipulación de Alimentos
Fecha: 30 de Junio de 2014
Elaborado por: Luis Daniel
Pulido Triana
Objetivo:
·
Exigir todos los requerimientos que dicta
la ley Colombiana en el manejo adecuado de todo Proceso directo, en la cual tengamos
contacto directo o indirecto con los productos.
·
Elaborar el resumen del proceso y capacitación
de la manipulación de Alimentos.
·
Presentar Conclusiones.
RESUMEN
DECRETO
3075 DE 1997. Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 9 de 1979 y se dictan otras disposiciones. La salud es
un bien de interés público. En consecuencia, las disposiciones contenidas en el
presente Decreto son de orden público, regulan todas las actividades que puedan
generar factores de riesgo por el consumo de alimentos, y se aplicaran:
a.
A todas las fabricas y establecimientos donde se procesan los alimentos;
los equipos y utensilios y el personal manipulador de alimentos.
b.
A todas las actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase,
almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos en el
territorio nacional.
c.
A los alimentos y materias primas para alimentos que se fabriquen,
envasen, expendan, exporten o importen, para el consumo humano.
Requisitos
sanitarios para los manipuladores de alimentos
·
Todo
manipulador de alimentos para desarrollar sus funciones debe recibir
capacitación básica en materia de higiene de los alimentos y cursar otras
capacitaciones de acuerdo con la periodicidad establecida por las autoridades
sanitarias en las normas legales vigentes.
·
Todo
manipulador de alimentos se debe practicar exámenes médicos especiales: Frotis
de garganta con cultivo, KOH de uñas (para detectar hongos), coprocultivo y
examen de piel antes de su ingreso al establecimiento de la industria
gastronómica y de acuerdo con las normas legales vigentes.
Luis Daniel
Pulido Triana
Director Dpto. de Capacitaciones
Sandra Salazar
Ingeniera De Alimentos
Copia: Gina Marcela
Olaya- Asistente de Dirección
Anexos: Cuatro (Ocho
Folios)
Redactor: Martha Sánchez
Transcriptor: Alejandra Díaz
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